Jak system zamków PinMaster sprawdził się w krakowskich apartamentach?
„Wiedzieliśmy, że cały system zarządzania, zaczynając od gości, którzy muszą znaleźć naszą ofertę w sieci, aż po zameldowanie w apartamencie, musi działać sprawnie, więc musi być maksymalnie prosty i niewymagający działań z naszej strony.” - mówi pan Krzysztof Sienicki z Good Bed. Poznaj historię krakowskich apartamentów i przekonaj się, jak wiele procesów bookingowych możesz zautomatyzować dzięki IdoBooking i zamkom elektronicznym PinMaster.
Spółka K&K Herbal Poland S.A istnieje na rynku od 2009 roku, a wiodącym zakresem działalności jest dystrybucja wyrobów medycznych, kosmetyków i produktów weterynaryjnych, więc temat zupełnie odległy od działalności związanej z najmem krótkoterminowym. Podczas jednej “burzy mózgów” w firmie powstał pomysł, aby rozszerzyć działalność w stronę najmu krótkoterminowego, ponieważ każdy miał już doświadczenie z hotelarstwem czy branżą turystyczną.
Jak mówi pan Krzysztof: „Każdy projekt, który rozpoczynamy w firmie, staramy się przeprowadzać w sposób profesjonalny, dlatego też do tematu najmu krótkoterminowego podeszliśmy bardzo poważnie. Posiadaną wiedzę uzupełnialiśmy o szczegóły związane z tematem. Poznaliśmy tajemnicze terminy jak OTA, Channel Manager, nakreśliliśmy plan działania i zabraliśmy się do pracy.” Jednym z kluczowych kryteriów wyboru, jakie postawiła sobie firma K&K Herbal Poland, była pełna automatyzacja przedsięwzięcia. „Wiedzieliśmy, że cały system zarządzania, zaczynając od gości, którzy muszą znaleźć naszą ofertę w sieci, aż po zameldowanie w apartamencie, musi działać sprawnie, więc musi być maksymalnie prosty i niewymagający działań z naszej strony."
"Poszukiwania odpowiedniego Channel Managera, który pospina wszystkie serwisy rezerwacyjne w jeden wspólny kalendarz, nie było trudne. Postawiliśmy na wiodące rozwiązanie na rynku oraz firmę z doświadczeniem. IdoSell spełnił nasze oczekiwania w 100%, Channel Manager działa niezawodnie, w każdej chwili możemy liczyć na fachową pomoc techniczną oraz porady związane z działalnością. Mieliśmy już oferty na szerokim rynku turystycznym oraz centrum całej działalności, czyli IdoSell, który zbierał nam wszystkie rezerwacje w jednym miejscu.” - wspomina pan Krzysztof z apartamentów Good Bed.
Kolejnym wyzwaniem było znalezienie takiego rozwiązania, które zautomatyzuje proces meldowania się gości w apartamentach, ponieważ, jak zauważa zarządca krakowskich apartamentów „Rozwiązania praktykowane na rynku, takie jak pozostawianie kluczy do lokali pod wycieraczką albo w małych, bardzo delikatnych skrzynkach na kod, wydawało nam się nieprofesjonalne. Łatwy dostęp do klucza dla osób postronnych oraz ciągłe przekazywanie go nowym osobom, może doprowadzić w przyszłości do nieprzyjemnych sytuacji.”
Bezpieczeństwo to kluczowa sprawa, ale w grę wchodziły także przyjazdy gości o różnych godzinach, niekiedy w środku nocy, więc osobiste przekazywanie kluczy do apartamentów nie było pożądanym rozwiązaniem. „Nie chcąc narażać naszych gości na nieprzyjemności, postanowiliśmy, że ułatwimy i maksymalnie zabezpieczymy proces meldowania poprzez założenie w drzwiach zamków elektronicznych na kod.”
Jednym z najważniejszych kryteriów w procesie wyboru odpowiedniego zamka elektronicznego, była łatwa integracja z systemem IdoBooking i łatwość jego obsługi przez gości. „Analizowaliśmy kilka rozwiązań, jednak w każdym czegoś nam brakowało; jeden zamek nie pasował do drzwi, w drugim był problem z integracją. W końcu trafiliśmy na firmę PinMaster, która specjalizuje się w zamkach otwieranych kodem, automatyzacją procesu generowania i rozsyłania kodów do gości i jest w pełni integralna z naszą bazą IdoSell. Zamki są na tyle proste i uniwersalne, że do tej pory nie mieliśmy problemów z montażem nawet na nietypowych drzwiach.” - wspomina pan Krzysztof Sienicki.
Jak rozwiązanie sprawdziło się z perspektywy czasu?
Jak mówi zarządca Good Bed:„Po kilku miesiącach od rozpoczęcia projektu, jesteśmy w pełni zadowoleni zarówno z Channel Managera IdoSell, który w pełni możemy obsługiwać nawet z poziomu smartfona, jak również z systemu PinMaster. Zamki tej firmy działają niezawodnie, proces meldowania gości jest w pełni automatyczny. Goście przed rozpoczęciem rezerwacji otrzymują indywidualnie wygenerowany kod SMSem oraz e-mailem, a po zakończeniu rezerwacji kod naturalnie wygasa. Współpracę z IdoSell oraz PinMaster oceniamy na przysłowiową “szóstkę”. Oczywiście, jak w każdym projekcie, napotkaliśmy na kilka problemowych sytuacji, ale zarówno support IdoSell, jak i PinMaster, wszelkie sprawy rozwiązywał niezwłocznie i profesjonalnie. System i integracja działają niezawodnie.”
Co zyskał pan Krzysztof, integrując się z zamkami elektronicznymi?
- możliwość przyjmowania gości w apartamentach o dowolnej porze dnia i nocy,
- pełną automatyzację procesu meldowania się gości, co oszczędza czas,
- brak możliwości ponownego wykorzystania kodu, co przekłada się na bezpieczeństwo gości i samych apartamentów,
- brak ryzyka zgubienia kluczy przez gości.
Plany rozwoju na przyszłość
W przyszłości pan Krzysztof planuje rozwijać projekt najmu krótkoterminowego. I jak mówi, wciąż szuka nowych lokalizacji atrakcyjnych dla turystów, ciekawych ofert najmu. Uruchamiają też nowe lokale. I jak dodaje: „Jesteśmy przekonani, że profesjonalne rozwiązania, które wprowadziliśmy, zapewniają nam stabilną pracę oraz pozwalają na rozszerzanie ilości apartamentów praktycznie bez końca.”