Jak dodać własne rezerwacje oraz stworzyć indywidualne oferty dla gości w kalendarzu IdoBooking?

Korzystając z przycisku Dodaj rezerwację lub ofertę znajdującym się na stronie głównej lub w Kalendarzu rezerwacji, za pomocą kilku kliknięć dodasz rezerwacje, które zostały dokonane bezpośrednio w Twoim obiekcie. Możesz również stworzyć propozycje rezerwacji w postaci indywidualnych ofert na zapytanie telefonicznie lub e-mailowe. Rezerwacje i oferty dodasz również, zaznaczając wybrany termin bezpośrednio w kalendarzu.

Podczas składania rezerwacji warto zwrócić uwagę na:

• wybór miejsc noclegowych - jeżeli na liście znajdują się pokoje podświetlone na czerwono, oznacza to, że są one niedostępne (miejsca są już zajęte lub wykluczone ze sprzedaży). W przypadku niedostępności spowodowanej rezerwacją, która oczekuje na wpłatę lub potwierdzenie, pozycja będzie podświetlona na pomarańczowo. Podświetlenie nie blokuje możliwości złożenia rezerwacji. Rezerwacja na niedostępny pokój doda się jako nadmiarowa. Przy każdej pozycji w kolumnie liczba znajduje się dodatkowa informacja na temat liczby dostępnych egzemplarzy. Jeżeli cena oferty jest zależna od liczby osób, to dodatkowo wyświetlane są pola pozwalające na podanie liczby osób dorosłych i dzieci.
  • koszt i waluta rezerwacji - koszt jest wyliczany na podstawie wybranych miejsc noclegowych i liczby gości. Podawany jest on w walucie podstawowej panelu. W razie konieczności możesz ją zmienić, koszt zostanie przeliczony według konfiguracji walut. Wartość w polu jest sugerowaną ceną, którą możesz zmodyfikować.
  • pole źródło zamówienia pozwoli Ci na późniejsze analizy i sprawdzenie np. ile rezerwacji było dodanych z e-maili, a ile z rozmów telefonicznych.

Wprowadzanie wszystkich szczegółów o danej rezerwacji

Po dodaniu zamówienia zostaniesz przekierowany na kartę rezerwacji, gdzie możesz m.in. uwzględnić usługi dodatkowe, notatki do rezerwacji i dla klientów, wystawić fakturę, czy też wysłać prośbę o wpłatę (pamiętaj, że te operacje wymagają podania danych klienta).

Zmiana egzemplarza lub pokoju przypisanego do rezerwacji

Aby zmienić pokój lub egzemplarz przypisany do rezerwacji, możesz:

• kliknąć rezerwację w Kalendarzu i korzystając z przycisku Zmień w podsumowaniu rezerwacji, wybrać inny egzemplarz,
• przejść na Kartę rezerwacji i wybrać przycisk Dodaj miejsce noclegowe sekcji Rezerwacje na. Pierwotny pokój można usunąć, klikając przycisk Operacje > Usuń.

Rodzaje ofert

Oferty znajdą zastosowanie w wysyłce indywidualnych propozycji rezerwacji. Mogą automatycznie blokować dostępność lub działać bez gwarancji dostępności, na zasadzie "kto pierwszy, ten lepszy" (w tym przypadku z chwilą, gdy miejsce noclegowe zostanie zarezerwowane przez innego klienta, oferta straci wartość).

Skorzystaj z nich jeżeli otrzymasz zapytanie o:

• możliwość noclegu w konkretnym terminie,
• różne opcje pobytu dla konkretnego miejsca noclegowego

Przygotowaną ofertę możesz od razu wysłać do klienta na podany adres e-mail lub numer telefonu, załączając link do płatności. Jeżeli stworzona oferta wymaga jeszcze dopracowania np. dodania dodatków, wyłączenia zniżek i zwyżek, wysyłkę e-maila możesz zrealizować z poziomu karty oferty, przypisując klienta po skończeniu konfiguracji oferty.

Zaproponowaną przez nas treść e-mail i SMS możesz podejrzeć  w zakładce ADMINISTRACJA > Konfiguracja szablonów e-mail i SMS i w razie potrzeby zmodyfikować w kodzie HTML.

Karta oferty i dostępne na niej opcje

Wszystkie wykonywane na karcie oferty modyfikacje są zapisywane w ofercie po kliknięcie przycisku Zapisz wprowadzone zmiany. Do czasu ich zapisu masz możliwość wycofania niezapisanych zmian. Wystarczy, że klikniesz link Wycofaj niezapisane zmiany.

• Zamiana oferty w rezerwację - następuje automatycznie z chwilą dokonania wpłaty przy wykorzystaniu linku dostępnego z poziomu e-maila wysłanego do osoby rezerwującej. Jako właściciel możesz kliknąć przycisk Zamień ofertę na rezerwację ma karcie oferty.

Na karcie oferty jak i rezerwacji po przypisaniu klienta udostępniana jest historia jego dotychczasowych rezerwacji , która pomoże ci w podjęciu decyzji o ewentualnym przyznaniu rabatu lub modyfikacji ceny.

Prezentacja ofert na kalendarzu zarządzania rezerwacjami

Na kalendarzu zarządzania rezerwacjami są prezentowane tylko oferty z blokowaniem dostępności. Oferty bez blokowania dostępności prezentowane są tylko na listach ofert.

Listy z ofertami dostępne z poziomu panelu oraz jako powiadomienia e-mail

• Lista ofert oczekujących na płatność - lista dostępna jest na stronie głównej panelu. Z poziomu tej listy można podejrzeć szczegóły oferty jak i zmienić jej termin ważności.

• Lista wszystkich ofert - lista dostępna jest na stronie REZERWACJE > Lista ofert (wszystkich). Dodatkowo w tej zakładce możesz przefiltrować oferty z podziałem na tylko te z gwarancją dostępności, bez gwarancji dostępności lub do wyjaśnienia.

• Lista ofert, w których termin ważności upływa w ciągu 3 dni - lista ta wysyłana jest na adres e-mail użytkownika panelu. Jej wysyłkę możesz włączyć na stronie ADMINISTRACJA > Użytkownicy panelu na stronie edycji poszczególnych użytkowników.

Udostępnione na stronie MARKETING > Analizy raporty będą pomocne w opracowywaniu strategii działania. Na przykład w analizie sprzedaży będzie można sprawdzić jaka liczba złożonych ofert zakończyła się rezerwacją lub praca, których operatorów przekłada się na większą sprzedaż.