Jak dobrać ustawienia przyjmowania rezerwacji i przedpłat w Twoim obiekcie noclegowym?
Wybór właściwych ustawień powinien być dopasowany do tego, w jaki sposób prowadzony jest obiekt, jakie są godzin zameldowania/wymeldowania oraz warunki przyjmowania płatności za rezerwacje.
W tym artykule dowiesz się jak:
- ustawić wyprzedzenie rezerwacji w Twoim silniku rezerwacji,
- dostosować czas oczekiwania na wpłaty w zależności od typu oferty, źródła rezerwacji i rodzaju płatności.
KROK 1: Jak ustawić wyprzedzenie rezerwacji?
Przejdź do zakładki ADMINISTRACJA > Zarządzanie obiegiem rezerwacji > Konfiguracja rezerwacji.
W IdoBooking możesz ustawić warunek wyprzedzenia rezerwacji, obowiązujący w silniku rezerwacji na Twojej stronie www. Warunki wyprzedzenia rezerwacji w serwisach zintegrowanych przez Channel Manager należy dostosować bezpośrednio w OTA.
KROK 2: Jak ustawić czas na dokonanie przedpłaty?
W zakładce ADMINISTRACJA > Zarządzanie obiegiem rezerwacji znajdziesz również opcje konfiguracji czasu na dokonanie przedpłaty po złożeniu rezerwacji.
Możesz określić 3 odrębne reguły czasu na dokonanie przedpłaty dla:
- rezerwacji zwrotnych,
- rezerwacji bezzwrotnych,
- rezerwacji składanych przez Channel Manager lub z płatnością przelewem tradycyjnym.
W tej regule możesz ustawić, ile czasu dajesz na wykonanie płatności, np. 30 minut od złożenia rezerwacji. Oraz ustawić do tej reguły limit wyprzedzenia rezerwacji, np. reguła obowiązuje dla rezerwacji złożonych przynajmniej 3 godziny przed zameldowaniem.
Jeżeli rezerwacja jest złożona z mniejszym wyprzedzeniem, zostanie zastosowany warunek narzucony przez system: 15 minut na rozpoczęcie płatności, a następnie 30 minut na jej zakończenie i zaksięgowanie.
Jeżeli te warunki nie zostaną spełnione, rezerwacja zostanie automatycznie anulowana. Anulacja nie dotyczy: rezerwacji złożonych przez Channel Manager lub opłaconych metodą płatności, która nie podlega automatycznej aktualizacji (przelew tradycyjny lub zabezpieczenie podaniem danych karty płatniczej).
Warunki przedpłaty określisz w zakładce OFERTA > Plany cenowe.
KROK 3: Jak ustawić przypomnienie o konieczności wpłaty?
Dla klientów, którzy nie dokonali wymaganej wpłaty od razu po rezerwacji, możesz wysłać automatyczne przypomnienie w sekcji Wysyłka powiadomienia o konieczności wpłaty zaliczki. Ta funkcjonalność posiada 4 warianty częstotliwości wysyłki powiadomień (e-mail i SMS):
- co 7 dni, jeżeli do anulacji pozostał miesiąc, co 3 dni w ostatnim miesiącu i codziennie w ostatnim tygodniu
- dzień przed automatycznym anulowaniem rezerwacji w przypadku braku wpłaty
- codziennie
- nigdy
Szablon powiadomienia wysyłany w tym przypadku to: Powiadomienie o braku wpłaty przedpłaty (wysyłany automatycznie zgodnie z ustawieniami powiadomień o konieczności wpłaty przedpłaty). Szablony znajdziesz w zakładce ADMINISTRACJA > Konfiguracja szablonów e-mail i SMS.